De l'open space subi à l'espace de travail choisi

Au départ, c'est la pression des loyers en Île-de-France qui a poussé les entreprises à optimiser leurs surfaces de bureaux. Optimiser signifiait alors réduire les ratios d'occupation et supprimer les bureaux individuels au profit des espaces ouverts.

Le concept n'est pas nouveau, né en Allemagne, popularisé aux États-Unis, il s'est imposé en France dans les années 80. Mais la transition s'est faite brutalement, et les défauts de l'open space sont bien documentés : bruit, promiscuité, perte d'intimité, sentiment de surveillance permanente.

Ce modèle a montré ses limites. Réduire les coûts au détriment du confort n'est plus tenable quand le bien-être au travail est devenu un critère de recrutement et de rétention. La transformation numérique a accéléré les choses : nos façons de travailler, de collaborer, de communiquer ont profondément changé, l'espace de travail doit suivre.

Le space planning, une approche globale de l'aménagement

Le space planning articule deux approches complémentaires.

La première analyse l'organisation de l'entreprise : modes de travail, flux, besoins par équipe, taux de présence réel. La seconde traduit ces données en un projet spatial concret : implantation, cloisonnement, ambiances, mobilier.

Ni purement architecturale, ni purement organisationnelle — le space planning se situe entre les deux. C'est ce double regard qui permet de concevoir des aménagements de bureaux cohérents, à la fois avec l'image de l'entreprise et avec les usages réels de ses collaborateurs.

iXref, cabinet de space planning en Île-de-France et en régions

Architectes spécialisés en aménagement tertiaire, nous intervenons de la phase d'étude jusqu'à la livraison du chantier. Nos livrables sont produits en maquette numérique BIM (Revit), pour une précision maximale à chaque étape du projet.

→ Parlons de votre projet d'aménagement

Comprendre l'entreprise avant de concevoir l'espace

Une étude de space planning commence bien avant le premier plan. Elle part de l'humain : qui travaille avec qui, quels services ont besoin de proximité, comment circulent les flux entre équipes et locaux partagés, salles de réunion, espaces de reprographie, cafétérias.

Connaître les rouages d'une organisation, c'est la condition pour concevoir un aménagement qui fonctionne vraiment.

Les interviews, point de départ de toute étude

La matière première du space planning, ce sont les entretiens avec les collaborateurs. Organisés autour d'un questionnaire établi avec le COPIL, ils permettent de faire remonter les dysfonctionnements, les besoins réels et les frustrations autant d'informations qui ne figurent dans aucun organigramme.

Ces interviews peuvent porter sur :

•  L'organisation du service et ses liaisons fonctionnelles au sein de l'entreprise
• Les besoins en bureaux, salles de réunion et locaux partagés
• Le mobilier, les équipements, l'éclairage
• Les temps d'utilisation des espaces et équipements
• Les besoins métier spécifiques (confidentialité pour les RH, doubles écrans pour le bureau d'études, stockage pour le juridique, etc.)

Trois formats sont possibles selon le contexte :

• Formelles : iXref organise des rendez-vous individuels ou en panel, environ 1h par session
• En ligne : questionnaire diffusé aux salariés, anonyme ou non
• Autonomes : le salarié répond seul au questionnaire, anonymement ou non

La campagne d'entretiens aboutit à un rapport de tendances et à un organigramme fonctionnel qui met en évidence les besoins de proximité entre services. C'est le premier socle des plans de macro-zoning.

Le programme et la charte d'aménagement

L'étude se poursuit avec l'établissement du programme : un cahier des charges qui définit les besoins en nombre et en surface, croisés avec les contraintes techniques et réglementaires du bâtiment.

Dans les projets à contexte social sensible, une charte d'aménagement peut compléter ce dispositif. Élaborée avec les IRP, les RH et la direction, elle fixe pour chaque fonction et chaque niveau hiérarchique les surfaces et dotations en mobilier auxquelles les collaborateurs peuvent prétendre. Elle anticipe le niveau d'occupation de l'immeuble et répond aux exigences des salariés avec équité.

Vers le macro-zoning

Organigramme fonctionnel, programme, charte d'aménagement : ces trois livrables forment la base sur laquelle s'appuie la phase suivante : le macro-zoning.

Concevoir pour le mouvement

Travailler ne se résume pas à rester assis devant un écran. Au fil d'une journée, un collaborateur partage, échange, se concentre, se restaure, s'isole, collabore en groupe parfois tout cela dans la même matinée.

Le rôle du space planner est de traduire cette diversité en espace : offrir un catalogue de postures et de situations de travail, pour que chacun trouve, à chaque moment, l'environnement adapté à ce qu'il fait.

Un projet de space planning peut être déclenché par des raisons très concrètes : un déménagement, des dysfonctionnements organisationnels, des espaces sous-utilisés ou surchargés, une ambiance de travail dégradée.

Mais au-delà du déclencheur, le space planning s'inscrit dans une démarche RSE. Repenser l'environnement de travail, c'est prendre en compte les attentes sociales des collaborateurs et les matérialiser dans l'espace.

Les leviers d'un environnement de travail qualitatif

 Un espace de travail agréable et efficace se construit sur plusieurs dimensions :

• L'ergonomie du mobilier et des espaces de circulation
• L'éclairagepremier facteur de confort visuel et de bien-être
• L'acoustique des solutions simples et économiques existent
• Les matériaux pour des bureaux chaleureux et durables
• Les espaces collaboratifs box de rencontre informelle, zones projet
• Les espaces mutualisés salles de réunion, obeya, cafétérias
• Les espaces personnels isoloirs, quiet rooms

Un investissement qui parle aussi aux RH

Un environnement de travail soigné améliore l'image interne de l'entreprise. Résultat concret : elle attire plus facilement les profils qu'elle recherche et réduit son turnover. Le space planning est aussi un argument de recrutement.

L'aménagement des bureaux, levier RSE

L'environnement de travail est un engagement RSE à part entière. Concevoir des espaces de qualité, c'est aussi répondre concrètement aux attentes sociales de l'entreprise : conditions de travail, équité, bien-être, équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Un projet de space planning bien mené est l'occasion de matérialiser ces engagements et de les rendre visibles pour vos collaborateurs.

Le space planning sans dogme

Nous ne partons d'aucune idée préconçue. Notre rôle n'est pas de supprimer les bureaux individuels ni d'imposer l'open space — c'est de concevoir l'espace qui correspond à votre organisation, à vos usages et à vos collaborateurs.

Le space planning permet concrètement de :

• Renforcer l'image de l'entreprise à travers ses espaces
• Améliorer la qualité et le confort des environnements de travail
• Structurer l'occupation et rationaliser les surfaces
• Repenser les liaisons fonctionnelles entre services
• Impliquer les collaborateurs dans un projet collectif
• Adapter le cadre de travail aux nouveaux usages numériques