De l'open space subi à l'espace de travail choisi

Au départ, c'est la pression des loyers en Île-de-France qui a poussé les entreprises à optimiser leurs surfaces de bureaux. Optimiser signifiait alors réduire les ratios d'occupation et supprimer les bureaux individuels au profit des espaces ouverts.

Le concept n'est pas nouveau, né en Allemagne, popularisé aux États-Unis, il s'est imposé en France dans les années 80. Mais la transition s'est faite brutalement, et les défauts de l'open space sont bien documentés : bruit, promiscuité, perte d'intimité, sentiment de surveillance permanente.

Ce modèle a montré ses limites. Réduire les coûts au détriment du confort n'est plus tenable quand le bien-être au travail est devenu un critère de recrutement et de rétention. La transformation numérique a accéléré les choses : nos façons de travailler, de collaborer, de communiquer ont profondément changé, l'espace de travail doit suivre.

Le space planning, une approche globale de l'aménagement

Le space planning articule deux approches complémentaires.

La première analyse l'organisation de l'entreprise : modes de travail, flux, besoins par équipe, taux de présence réel. La seconde traduit ces données en un projet spatial concret : implantation, cloisonnement, ambiances, mobilier.

Ni purement architecturale, ni purement organisationnelle — le space planning se situe entre les deux. C'est ce double regard qui permet de concevoir des aménagements de bureaux cohérents, à la fois avec l'image de l'entreprise et avec les usages réels de ses collaborateurs.

iXref, cabinet de space planning en Île-de-France et en régions

Architectes spécialisés en aménagement tertiaire, nous intervenons de la phase d'étude jusqu'à la livraison du chantier. Nos livrables sont produits en maquette numérique BIM (Revit), pour une précision maximale à chaque étape du projet.

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Comprendre l'entreprise avant de concevoir l'espace

Une étude de space planning commence bien avant le premier plan. Elle part de l'humain : qui travaille avec qui, quels services ont besoin de proximité, comment circulent les flux entre équipes et locaux partagés, salles de réunion, espaces de reprographie, cafétérias.

Connaître les rouages d'une organisation, c'est la condition pour concevoir un aménagement qui fonctionne vraiment.

Les interviews, point de départ de toute étude

La matière première du space planning, ce sont les entretiens avec les collaborateurs. Organisés autour d'un questionnaire établi avec le COPIL, ils permettent de faire remonter les dysfonctionnements, les besoins réels et les frustrations autant d'informations qui ne figurent dans aucun organigramme.

Ces interviews peuvent porter sur :

•  L'organisation du service et ses liaisons fonctionnelles au sein de l'entreprise
• Les besoins en bureaux, salles de réunion et locaux partagés
• Le mobilier, les équipements, l'éclairage
• Les temps d'utilisation des espaces et équipements
• Les besoins métier spécifiques (confidentialité pour les RH, doubles écrans pour le bureau d'études, stockage pour le juridique, etc.)

Trois formats sont possibles selon le contexte :

• Formelles : iXref organise des rendez-vous individuels ou en panel, environ 1h par session
• En ligne : questionnaire diffusé aux salariés, anonyme ou non
• Autonomes : le salarié répond seul au questionnaire, anonymement ou non

La campagne d'entretiens aboutit à un rapport de tendances et à un organigramme fonctionnel qui met en évidence les besoins de proximité entre services. C'est le premier socle des plans de macro-zoning.

Le programme et la charte d'aménagement

L'étude se poursuit avec l'établissement du programme : un cahier des charges qui définit les besoins en nombre et en surface, croisés avec les contraintes techniques et réglementaires du bâtiment.

Dans les projets à contexte social sensible, une charte d'aménagement peut compléter ce dispositif. Élaborée avec les IRP, les RH et la direction, elle fixe pour chaque fonction et chaque niveau hiérarchique les surfaces et dotations en mobilier auxquelles les collaborateurs peuvent prétendre. Elle anticipe le niveau d'occupation de l'immeuble et répond aux exigences des salariés avec équité.

Vers le macro-zoning

Organigramme fonctionnel, programme, charte d'aménagement : ces trois livrables forment la base sur laquelle s'appuie la phase suivante : le macro-zoning.

Concevoir pour le mouvement

Travailler ne se résume pas à rester assis devant un écran. Au fil d'une journée, un collaborateur partage, échange, se concentre, se restaure, s'isole, collabore en groupe parfois tout cela dans la même matinée.

Le rôle du space planner est de traduire cette diversité en espace : offrir un catalogue de postures et de situations de travail, pour que chacun trouve, à chaque moment, l'environnement adapté à ce qu'il fait.

Un projet de space planning peut être déclenché par des raisons très concrètes : un déménagement, des dysfonctionnements organisationnels, des espaces sous-utilisés ou surchargés, une ambiance de travail dégradée.

Mais au-delà du déclencheur, le space planning s'inscrit dans une démarche RSE. Repenser l'environnement de travail, c'est prendre en compte les attentes sociales des collaborateurs et les matérialiser dans l'espace.

Les leviers d'un environnement de travail qualitatif

 Un espace de travail agréable et efficace se construit sur plusieurs dimensions :

• L'ergonomie du mobilier et des espaces de circulation
• L'éclairagepremier facteur de confort visuel et de bien-être
• L'acoustique des solutions simples et économiques existent
• Les matériaux pour des bureaux chaleureux et durables
• Les espaces collaboratifs box de rencontre informelle, zones projet
• Les espaces mutualisés salles de réunion, obeya, cafétérias
• Les espaces personnels isoloirs, quiet rooms

Un investissement qui parle aussi aux RH

Un environnement de travail soigné améliore l'image interne de l'entreprise. Résultat concret : elle attire plus facilement les profils qu'elle recherche et réduit son turnover. Le space planning est aussi un argument de recrutement.

L'aménagement des bureaux, levier RSE

L'environnement de travail est un engagement RSE à part entière. Concevoir des espaces de qualité, c'est aussi répondre concrètement aux attentes sociales de l'entreprise : conditions de travail, équité, bien-être, équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Un projet de space planning bien mené est l'occasion de matérialiser ces engagements et de les rendre visibles pour vos collaborateurs.

Le space planning sans dogme

Nous ne partons d'aucune idée préconçue. Notre rôle n'est pas de supprimer les bureaux individuels ni d'imposer l'open space — c'est de concevoir l'espace qui correspond à votre organisation, à vos usages et à vos collaborateurs.

Le space planning permet concrètement de :

• Renforcer l'image de l'entreprise à travers ses espaces
• Améliorer la qualité et le confort des environnements de travail
• Structurer l'occupation et rationaliser les surfaces
• Repenser les liaisons fonctionnelles entre services
• Impliquer les collaborateurs dans un projet collectif
• Adapter le cadre de travail aux nouveaux usages numériques

Vous déménagez ou vous êtes en recherche de nouveaux locaux

C'est le déclencheur le plus fréquent. Avant de signer un bail, une étude de faisabilité chez iXref permet de vérifier que le bâtiment est compatible avec votre programme : effectifs, organisation, contraintes métier. Après signature, le space planning structure la nouvelle implantation de A à Z, jusqu'au déménagement.

Vos surfaces sont sous-occupées ou saturées

Un plateau trop chargé freine la collaboration. Un plateau sous-utilisé pèse inutilement sur vos charges immobilières. Dans les deux cas, une étude de space planning redonne de la lisibilité à votre occupation et propose des réponses concrètes : réorganisation, densification maîtrisée, création d'espaces mutualisés.

Votre organisation a changé

Fusion, croissance rapide, passage au flex office, retour partiel du présentiel après télétravail : chaque transformation organisationnelle majeure a des conséquences sur l'espace. Le space planning traduit ces évolutions en aménagement, sans improvisation.

Vos espaces ne reflètent plus l'image de votre entreprise

Un cadre de travail vieillissant envoie un signal négatif à vos collaborateurs comme à vos clients. Une réorganisation des espaces, même sans travaux lourds, peut radicalement changer la perception de votre environnement professionnel.

L'indépendance, un avantage décisif

La majorité des acteurs qui proposent du "space planning" sont des aménageurs adossés à des fabricants de mobilier. Leur étude est gratuite,parce qu'elle est conçue pour vendre leur catalogue.

iXref est un cabinet d'architecture indépendant, inscrit à l'Ordre des Architectes (CNOA) et assuré à la MAF. Nos préconisations ne sont liées à aucun fournisseur. Notre seul intérêt est que votre projet soit bien conçu.

Une maîtrise de la réglementation que les aménageurs n'ont pas

Un architecte engage sa responsabilité sur ses plans. Cela implique une connaissance précise des contraintes qui encadrent tout aménagement tertiaire : ERP, IGH, accessibilité, sécurité incendie, Code du travail. Ces règles ne sont pas optionnelles — les ignorer, c'est s'exposer à des reprises coûteuses ou à des refus administratifs.

La maquette numérique BIM : un livrable qui va jusqu'au chantier

Tous nos projets de space planning sont modélisés en maquette numérique sur Revit. Ce n'est pas une option réservée aux grands projets : c'est notre façon de travailler systématiquement, quelle que soit la taille du chantier.

Résultat concret pour vous : les plans transmis aux entreprises de travaux sont directement exploitables, sans ressaisie ni perte d'information. Les délais d'appel d'offres sont réduits, les risques d'erreur en phase d'exécution aussi.

De l'étude au chantier, un seul interlocuteur

Nous couvrons l'ensemble des phases : programmation, space planning, architecture intérieure, dépôt de permis de construire si nécessaire, dossier de consultation des entreprises, pilotage des travaux, AMO déménagement. Vous n'avez pas à coordonner plusieurs prestataires.

Le coût d'une étude de space planning dépend de trois variables : la surface concernée, le niveau de détail attendu (macro-zoning seul ou mission complète jusqu'au DCE), et les spécificités du bâtiment.

À titre d'ordre de grandeur :

• Étude de faisabilité / macro-zoning sur un plateau de 500 à 1 000 m² : quelques milliers d'euros.
• Mission complète (interviews, macro-zoning, micro-zoning, design, DCE) sur un projet de 1 000 à 3 000 m² : les honoraires d'architecture représentent généralement entre 4 % et 8 % du montant des travaux d'aménagement.
• Projets complexes (multi-sites, IGH, ERP, permis de construire) : tarification au cas par cas selon le programme.

Ces honoraires sont sans commune mesure avec le coût d'une mauvaise décision immobilière. Une faisabilité réalisée en amont peut éviter de signer un bail sur un immeuble incompatible avec votre programme — ou de lancer des travaux sur un plan qui ne fonctionne pas.

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Space planning et maquette numérique BIM : l’alliance majeure pour vos bureaux

L’aménagement d’espaces de travail ne se résume plus à disposer des bureaux dans un plan en deux dimensions. Aujourd’hui, optimiser les surfaces de votre entreprise exige une précision chirurgicale et une vision à long terme. L’intégration de la maquette numérique BIM (Building Information Modeling) au space planning transforme radicalement la conception des environnements professionnels.

Découvrez comment cette synergie technologique devient le levier de performance de vos futurs projets immobiliers.

Qu’est-ce que le space planning piloté par le BIM ?

Le space planning consiste à organiser les volumes et les postes de travail pour offrir un cadre fonctionnel, ergonomique et collaboratif aux équipes. Lorsque cette démarche s’appuie sur le BIM, le projet change de dimension.

Plutôt que de travailler sur des plans de masse statiques, les architectes conçoivent un double numérique intelligent du bâtiment. Chaque élément intégré dans la maquette (cloisons, mobilier, réseaux de traitement de l’air, éclairage) contient des données techniques structurées et dynamiques.

Quelle est la différence entre space planning et aménagement de bureaux ?

Le space planning est la phase d'étude qui précède et prépare l'aménagement. Il analyse les besoins, les flux, les contraintes réglementaires et produit les plans d'implantation. L'aménagement est la phase de réalisation : travaux, mobilier, déménagement. Les deux sont liés, mais confondre les deux revient à construire avant d'avoir conçu.

Combien de temps dure une étude de space planning ?

Pour un projet de taille standard (500 à 2 000 m²), la phase d'étude — des premières interviews jusqu'à la validation du micro-zoning — dure en général entre 6 et 12 semaines. Ce délai varie selon la complexité de l'organisation, le nombre d'interlocuteurs impliqués et la réactivité des validations.

Quelle surface de bureau prévoir par collaborateur ?

En open space classique, le ratio habituellement retenu est de 8 à 10 m² par poste, hors espaces communs. En flex office (partage des postes), on peut descendre à 6 à 8 m² par poste selon le taux de présence réel. Ces ratios sont des points de départ, pas des règles absolues : l'étude de space planning les ajuste en fonction de votre activité, de vos contraintes acoustiques et de vos usages réels.

Le space planning est-il obligatoire avant des travaux d'aménagement ?

Il n'est pas obligatoire au sens réglementaire, mais il est fortement recommandé dès que vous aménagez plus de 200 à 300 m² ou que votre projet implique une réorganisation des équipes. Sans étude préalable, les risques sont une implantation inadaptée, des reprises de cloisonnement coûteuses en cours de chantier, ou un aménagement fonctionnel qui ne correspond pas aux usages réels.

iXref intervient-il hors Île-de-France ?

Oui. Notre agence est basée en Île-de-France, mais nous intervenons sur l'ensemble du territoire français. La phase d'étude (interviews, programmation, plans) peut être conduite à distance ou en déplacement selon les besoins du projet.

Peut-on faire un space planning sans changer le mobilier existant ?

Oui. Un inventaire mobilier fait partie de notre démarche standard : chaque élément existant est référencé, son état évalué, et son repositionnement planifié dans les nouveaux plans. Réutiliser le mobilier existant est souvent une décision économiquement et environnementalement pertinente — nous la traitons avec la même rigueur que la prescription de mobilier neuf.