Le déroulement d’un projet d’aménagement de bureaux pour une entreprise passe par une succession de phases.

Tout commence par les études de conception. La liste des phases n'est pas exhaustive et peut être adaptée aux besoins de votre entreprise et à la taille de vos opérations d'aménagement. S'en suivent, les phases opérationnelles des travaux. Cet enchaînement conduit au déménagement des équipes vers un nouveau bâtiment ou à un redéploiement insitu. Le temps accordé à chacune d’elles peut varier selon la taille de votre entreprise et la complexité de votre projet d’aménagement.

Les études de conception

Ces études débutent par une collecte des données tant en expression des besoins, que d'un point de vue architectural et technique.

Un ensemble d'audit permet, non seulement, de comprendre l'immeuble, mais aussi de garantir le respect des règles d'urbanisme, du code du travail et de la sécurité des personnes.

L'audit spatial et fonctionnel

Cet audit permet d'évaluer les qualités et les potentialités de votre actif immobilier. Il s'appuie sur l'analyse et la compréhension du bâti tant en superstructure (ce qui est au dessus du sol) qu'en infrastructure (ce qui est en sous-sol). Le classement de l'immeuble (ERP, code du travail etc...), le type constructif, les proportions, la vétusté sont analysés afin d'offrir une cartographie de l'existant permettant d'apporter des réponses pertinentes à vos problématiques d'aménagement de bureaux.

Dans une seconde phase, nos architectes s'attacheront à analyser votre bâtiment d'un point de vue fonctionnel et surfacique. L'efficience SUB/SUN, surfaces de 1er et 2eme jour, la flexibilité sont autant d'atouts qui participe à la conception et à la réalisation d'aménagement de bureaux cohérents.

La dernière phase consiste à regarder l'ouvrage du point de vue de la sécurité et du respect des réglementations et en particulier du code du travail. Aussi nous nous consacrerons à vérifier l'effectif évacuable, le nombre de sanitaires et également l'évolutivité des équipements.

L'audit technique

Cette partie consiste à inventorier les matériaux et les finitions du bâtiment ainsi que les équipements techniques engagés. Le traitement des sols, des murs, des plafonds, des ouvrants, ... , seront scrutés ainsi que la climatisation et les réseaux aérauliques (apport en air neuf), les systèmes de détection incendie, le courant fort, le courant faible, et les réseaux hydrauliques. C'est une phase de type Due diligence.

Esquisse & Macro-zoning

L'Esquisse est pour nous une étape indispensable qui vise à projeter, sur plan, les avantages et inconvénients de l'immeuble. Cette étude ne prend pas complètement en compte vos besoins, mais, est plutôt un catalogue des "possibles"; une présentation des orientations actuelles en matière d'aménagement tertiaire.

L’objectif du micro-zoning est de fournir, sous forme de plans colorés, une étude en fonction de votre cahier des charges. Chaque entités ou fonction sera représentée par une couleur. Le macro-zoning permet de préciser les frontières entre chacune d'entre elles. Le macro-zoning s'attache à démontrer la bonne adéquation entre vos besoins et le bâtiment et à donner une vision plus précise de l’organisation dans les surfaces prévues.

L'avant projet sommaire (APS)

L’Avant-Projet Sommaire (APS) précise le périmètre et les orientations en matière d'aménagement. Cette phase valide la répartition des entités, des locaux ainsi que les relations de proximité entre les services en s'appuyant sur le Macro-zoning. Cette phase permet d'affiner les surfaces et d'aborder les grandes orientations en matière d'architecture intérieure.

Elle précise le schéma directeur d'aménagement d'un étage type par la localisation :

  • des points durs : circulations, dégagements issues de secours, locaux techniques, zones de surcharge.....
  • les zones d'affectations et mesures conservatoires dédiées : 1er jour, 2nd jour, salles de réunion.....
  • des typologies d'espaces en fonction des potentialités & contraintes du bâtiment : bureaux en espace ouvert, bureaux cloisonnés, espaces partagés.

La définition d'une charte d'aménagement définit les règles communes à tous en terme d'affectation de type de bureau (surface, ouvert ou cloisonné, dotation mobilier). Sa mise en place permet une bonne gestion de la flexibilité des espaces de travail.

Comme tout au long des phases de conception de vos espaces de bureaux, un estimatif budgétaire et un planning traitant l'ensemble des lots sont présentés. Cet estimatif sera affiné jusqu'à la phase de consultation des entreprises (DCE). Elle confirmera votre choix sur le projet à développer dans les phases suivantes. 

Des réunions de projet hebdomadaires seront nécessaires pour mener à bien la synthèse entre l'audit de l'existant et les attendus du projet précédemment formulés dans le cahier des charges. Il s'agira de consolider l'expression des besoins. Les recherches conduisant à des propositions de scénario de projets, les champs des possibles seront présentés lors de réunions hebdomadaires par nos équipes (la Maîtrise d'oeuvre) à la Maîtrise d'ouvrage. Les solutions seront présentées jusqu'à épuisement ou élimination de celles-ci jusqu'à ce qu'une seule d'entre elles soient retenues.

Notre approche du projet d'aménagement est basé sur la création d'une maquette numérique. Ainsi, à chaque stade, nous vous présenterons des vues 3D du projet.

L'avant projet détaillé (APD)

L'Avant-Projet Détaillé (APD) permet d'affiner le projet  sur la base de la phase précédente validée, en se décomposant suivant l'ordre suivant :
  • étude des typologie de cloisonnement,
  • design des agencements,
  • concertation autour du mobilier :
    • Ergonomie,
    • Dimensions,
    • Composants,
    • Consultation mobilier neuf,
    • Inventaire mobilier récupéré.
  • présentation de planche matériaux (afin de valider le concept d'architecture intérieure), matériaux et colorimétrie,
  • études des éclairages.
iXref gère l'interface entre le(les) bureaux d'étude(s) technique(s). A ce stade du projet, il convient de consolider les aspects techniques comme le renouvellement d'air, la climatisation, les courants faibles/forts, l'éclairage ainsi que vos besoins en équipements informatiques (nombre de prises, catégorie, ...)

La maquette numérique est complétée, les plans apparaissent avec :

  • Les cloisonnements fixes et mobiles, pleins et vitrés, fixes et démontable sur l’ensemble des surfaces,
  • L’implantation de chaque élément du mobilier par catégorie,
  • Les éléments agencés sur mesure,
  • La répartition des luminaires et autres accessoires existants selon les nouveaux aménagements,
  • La numérotation des espaces,

Parallèlement à la validation des plans par la Maîtrise d'ouvrage, les plans et liste des prescriptions sont diffusés au bureau de contrôle pour validation.

A l'ensemble des plans, s'ajoute des coupes et des élévations permettant de préciser les hauteurs, la finition de murs et de cloisons ainsi qu'autant de vues 3D afin de rendre lisible le projet en développement.
La maquette numérique est aussi un outil très efficace pour faire la synthèse entre les lots architecturaux et techniques.

L'architecture intérieure ou agencement des volumes

En concomitance avec les autres études et en suivant le même phasage, l'architecture d'intérieur contribuera à la création de l'identité, de l’image future de votre entreprise. iXref définira un concept dès l'APS, un fil rouge, au travers notamment, de l’interprétation de votre charte graphique et de l'image de l'entreprise.

L'architecture intérieure s'appuiera sur un concept et une harmonie générale des espaces de travail. On retrouve des éléments comme :
  • la définition de l’atmosphère de l'ensemble des espaces, matériaux et colorimétrie,
  • l'étude des revêtements des parois (sols, murs, plafonds)
  • l'étude des principes d’éclairage

Un projet d'aménagement de bureau comporte aussi un ensemble de locaux servants qui participent à la création d'espaces agréables et qui requièrent une attention particulière.

Ces espaces impliquent souvent la création d'éléments sur mesure et peuvent être la colonne vertébrale de votre projet. L'accueil et plus particulièrement la banque d'accueil, la cafétéria et les points café, les salles de réunions et les espaces partagés sont des lieux où la créativité est de mise.

Le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Dans la continuité de la phase de conception, iXref disposera des éléments nécessaires qui permettront de constituer l'ensemble du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE).
Le DCE comporte l'ensemble des documents permettant aux entreprises de chiffrer leurs interventions, qu'il s'agisse des plans et autres pièces graphiques ou de pièces écrites, tels que CCAP, CCTP, DPGF, Planning général. En concertation avec vous, nous pourrons lancer les consultations selon le mode et les conditions que nous aurons définis ensemble.
En effet, iXref peut tout aussi bien orchestré un appel d'offres de marché de travaux détaillé par lots ou répondre en tant que contractant général.

La réalisation et le suivi de chantier

A la suite du Dossier de consultation des Entreprises (DCE), iXref vous assiste dans le dépouillement des offres, avec short list ou soumission, puis assite le maître d'ouvrage dans les passations de marchés auprès des entreprises "lauréates".

L'ordonnancement et le pilotage de votre chantier d'aménagement

iXref suit le déroulement des opérations d'aménagement de bureaux tant d'un point vue financier que de la qualité dans le suivi des ouvrages réalisés.
iXref anime les réunions de chantier hebdomadaires, ajuste le suivi planning, recherche des solutions aux éventuels problèmes rencontrés et en informe le maître d'ouvrage.
C'est l'étape d'ordonnancement, de coordination, et de pilotage du Chantier (OPC).

Etape 1

Etape 2

Les opérations de réception

Les Opérations Préalables à la Reception (OPRs) comportent la liste des travaux d’achèvement, de finition ou de réfection propres à chaque lot de travaux d'aménagement. Nous diffusons les procès-verbaux dressés à l’issue de nos visites et contrôlons leur exécution et leur conformité.
Suite à la réception finale des travaux, les PV de reception sont émis et diffusés aux intervenants. S'en suit l'étape de levée des réserves par l'entrepise sous le contrôle d'iXref jusqu'au parfait achèvement.

Les dossiers des ouvrages exécutés

C'est la phase ultime des opérations de maîtrise d'œuvre d'exécution intitulée Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE). Ce dossier est la mémoire du projet d'aménagement des bureaux de votre entreprise . Ce dossier vous sera utile, par la suite, dans le suivie de la vie de vos aménagements.

Etape finale 3