Le déménagement d'entreprises
iXref-AMO transfert
Votre entreprise déménage
Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) : sécurisez vos projets de transfert
Que iXref intervienne comme maître d’œuvre de vos travaux ou que vous ayez besoin d'un partenaire stratégique pour piloter votre déménagement, nous vous accompagnons en tant qu'Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMO). Nous traduisons vos besoins en solutions opérationnelles pour garantir la réussite de vos projets immobiliers.
Notre ingénierie de transfert : de la stratégie à l'exécution
Notre mission d'AMO consiste à orchestrer chaque étape de votre mobilité pour minimiser les risques et assurer la continuité de votre activité :
- Ingénierie préparatoire : Audit, conseil et structuration de l'ordonnancement des tâches.
- Appels d'offres : Rédaction rigoureuse de vos cahiers des charges pour sélectionner les prestataires les plus adaptés.
- Pilotage opérationnel : Gestion du planning, coordination des intervenants et suivi de l'exécution des travaux.
- Accompagnement final : Organisation de la réception des transferts et pilotage des prestations de SAV du déménageur.
Une rigueur méthodologique, quelle que soit l'échelle
Qu'il s'agisse d'un replanning (mouvements internes) ou d'un changement de siège social, la complexité du projet ne doit jamais impacter votre performance. Bien que l'ampleur des tâches varie, nous appliquons une méthodologie préparatoire constante pour assurer la fluidité de votre transition.
La phase de pré-transfert
Exemple de liste non exhaustive de phases
- Ordonnancement et phasage des opérations :
- qui emballe/qui déballe ?
- quid de l’informatique utilisateur et des serveurs
- quid de la téléphonie, des plantes,
- mobilier neuf / mobilier à démonter
- monte meuble versus ascenseurs
- Organisation des visites conjointe AMO, maîtrise d’œuvre :
- Repérages des moyens d’accès, prises de connaissance des difficultés
- Inventaires des éléments à intégrer au déménagement :
- Estimation des volumes
- Vérification de l’adéquation entre les linéaires de départ et d’arrivée
- Repérages des éléments particuliers (œuvre d’art, copieurs, coffre-fort),
- Dans le cadre de projet important ou constitué de phases imbriquées constitution d’une base de donnée liée aux plans d’implantations permet de suive les multiples déplacements du mobilier et des hommes,
- Réalisation des plans de transfert ; nomenclatures des locaux et des personnes.
- Extraction des données issues des plans d’aménagement, validation des effectifs concernés.
- l’objet du marché
- les pièces constitutives du marché
- la désignation des installations et de ces accès
- la désignation des prestations du marché et hors marché
- les conditions d'intervention
- les clauses de sécurité et de sureté
- les pénalités de retards d’exécution et résiliation
- les autorisations administratives
- les assurances
- responsabilité et limite de prestation
- sous-traitance et transfert de marche
- suspension-résiliation
- les prix & les modalités de paiement
- les pénalités
- clause de confidentialité
- le bordereau de prix unitaires
- ....
Le CCTP
L’ensemble des informations recueillies de la phase de pré-transfert (cf ci-contre) viendra enrichir le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) en vue de l’appel d’offre auprès de déménageurs.
La liste des soumissionnaires et leurs nombres sera défini conjointement avec le maître d’ouvrage.
Le CCTP pourra comporter les chapitres suivants :
les plans de transfert
les offres des soumissionnaires
le soumissionnaire retenu
les réunions avec les divers intervenants
La phase de transfert et sa communication
Etape 1
le planning du déménagement
- date de distribution cartons+étiquettes,
- date de démarrage/ de fin.
Etape 1
Etape 2
les conditions de réalisation
- emballage/déballage,
- repérage/signalétique,
- déconnexion/reconnexion informatique.
Etape 3
les taches qui incomberont aux utilisateurs
- validation des listes,
- confection des cartons,
- étiquetage,
- déconnexion/reconnexion informatique,
- clean day.
Etape 3
Etape 4
les taches du maitre d’œuvre
- réservation des emplacements de stationnement
- diffusion du PV de réception travaux à l'AMO et Déménageur
- SAV
Etape 5
les taches de l’AMO
- Signalétique sur le site d’arrivée
- Repérage des bureaux d’arrivée
- Hotline
- Gestion du planning
- Etat des lieux sur le site d'arrivée avant interventions
Etape 5
Etape 6
la signalétique
La dernière phase de ces opérations de pré-déménagement est la pose de la signalétique permettant aux équipes de déménageurs de se repérer dans le bâtiment et d’accéder le plus rapidement possible aux emplacements désignés sur les étiquettes de déménagement.
iXref préparera une signalétique temporaire avec repérage des étages concernés par une légende couleur et également par le marquage de chacun des postes de travail.
la phase post-transfert
La phase post-transfert inclu essentiellement la gestion des opérations de SAV (Il convient d’inclure le SAV dans le CCTP). Nous pouvons également prendre en charge la création de Hotline afin de répondre rapidement aux doléances des utilisateurs.
Des équipes de déménageurs sont prévues le lendemain du déménagement pour :
- Faire des ajustements sur l’implantation du mobilier,
- Répartir/rechercher les cartons d’affaires personnelles (perdus ou non trouvés),
- Débarrasser les cartons vides,
- Aider au déballage.
- Régler les problèmes de connexion informatique
- …
