Votre entreprise déménage

Que iXref soit votre maître d’œuvre dans la conception et/ou réalisation de vos travaux d’aménagement ou de space planning, ou que vous recherchiez un spécialiste pour le déménagement de votre société, nous pouvons aussi vous accompagner en tant que AMO (Assistance à la maîtrise d’ouvrage).

L'ingénierie de transfert consiste à vous apporter le conseil, et à préparer l’ordonnancement des tâches à accomplir, la rédaction du cahier des charges en vue de l’appel d’offre, mais aussi piloter les phases opérationnelles et organiser la réception des transferts ainsi que les prestations de SAV du déménageur.

L’ampleur des tâches à accomplir dépend évidemment de la consistance de votre projet d’aménagement. Mais, même si les opérations consistent à suivre l’avancement d’un re-planning (des mouvements internes) ou un changement de site, les phases préparatoires seront semblables.

1,2,3 ... iXref vous aide à déménager votre entreprise

La phase de pré-transfert

Exemple de liste non exhaustive de phases

  • Ordonnancement et phasage des opérations :
    • qui emballe/qui déballe ?
    • quid de l’informatique utilisateur et des serveurs
    • quid de la téléphonie, des plantes,
    • mobilier neuf / mobilier à démonter
    • monte meuble versus ascenseurs
  • Organisation des visites conjointe AMO, maîtrise d’œuvre :
    • Repérages des moyens d’accès, prises de connaissance des difficultés
  • Inventaires des éléments à intégrer au déménagement :
    • Estimation des volumes
    • Vérification de l’adéquation entre les linéaires de départ et d’arrivée
  • Repérages des éléments particuliers (œuvre d’art, copieurs, coffre-fort),
  • Dans le cadre de projet important ou constitué de phases imbriquées constitution d’une base de donnée liée aux plans d’implantations permet de suive les multiples déplacements du mobilier et des hommes,
  • Réalisation des plans de transfert ; nomenclatures des locaux et des personnes.
  • Extraction des données issues des plans d’aménagement, validation des effectifs concernés.
  • l’objet du marché
  • les pièces constitutives du marché
  • la désignation des installations et de ces accès
  • la désignation des prestations du marché et hors marché
  • les conditions d'intervention
  • les clauses de sécurité et de sureté
  • les pénalités de retards d’exécution et résiliation
  • les autorisations administratives
  • les assurances
  • responsabilité et limite de prestation
  • sous-traitance et transfert de marche
  • suspension-résiliation  
  • les prix & les modalités de paiement
  • les pénalités
  • clause de confidentialité
  • le bordereau de prix unitaires
  • ....

Le CCTP

L’ensemble des informations recueillies de la phase de pré-transfert (cf ci-contre) viendra enrichir le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) en vue de l’appel d’offre auprès de déménageurs.

La liste des soumissionnaires et leurs nombres sera défini conjointement avec le maître d’ouvrage.

Le CCTP pourra comporter les chapitres suivants :

01

les plans de transfert

les plans de transfert où figurerons l’ensemble des informations indispensables au chiffrage et à la réalisation de la prestation ainsi que de tous documents permettant la bonne compréhension des enjeux de l’opération.
2

les offres des soumissionnaires

Suite à l’appel d’offre, le maître d’ouvrage et iXref dépouillerons les offres des soumissionnaires.
3

le soumissionnaire retenu

Le soumissionnaire retenu sera celui qui aura porté la plus grande attention au projet du maître d’ouvrage. En la matière, le moins « disant » n’est pas forcément le candidat retenu pour la réalisation du déménagement.
4

les réunions avec les divers intervenants

Une fois, le maître d’œuvre retenu, iXref organisera les réunions avec les divers intervenants afin de planifier et préparer le déménagement. Une des phases les plus importantes dans cette période de préparation est la communication vers les salariés.

La phase de transfert et sa communication

le planning du déménagement

  • date de distribution cartons+étiquettes,
  • date de démarrage/ de fin.

Etape 1

Etape 2

les conditions de réalisation

  • emballage/déballage,
  • repérage/signalétique,
  • déconnexion/reconnexion informatique.

les taches qui incomberont aux utilisateurs

  • validation des listes,
  • confection des cartons,
  • étiquetage,
  • déconnexion/reconnexion informatique,
  • clean day.

Etape 3

Etape 4

les taches du maitre d’œuvre

  • réservation des emplacements de stationnement
  • diffusion du PV de réception travaux à l'AMO et Déménageur
  • SAV

les taches de l’AMO

  • Signalétique sur le site d’arrivée
  • Repérage des bureaux d’arrivée
  • Hotline
  • Gestion du planning
  • Etat des lieux sur le site d'arrivée avant interventions

Etape 5

Etape 6

la signalétique

La dernière phase de ces opérations de pré-déménagement est la pose de la signalétique permettant aux équipes de déménageurs de se repérer dans le bâtiment et d’accéder le plus rapidement possible aux emplacements désignés sur les étiquettes de déménagement.

iXref préparera une signalétique temporaire avec repérage des étages concernés par une légende couleur et également par le marquage de chacun des postes de travail.

Le déménagement est préparé dans ces moindres détails, passons à la phase opérationnelle. En phase opérationnelle, iXref assurera le pilotage des équipes de déménageurs et aura en charge le respect du planning et de l’ordonnancement.

la phase post-transfert

La phase post-transfert inclu essentiellement la gestion des opérations de SAV (Il convient d’inclure le SAV dans le CCTP). Nous pouvons également prendre en charge la création de Hotline afin de répondre rapidement aux doléances des utilisateurs.

Des équipes de déménageurs sont prévues le lendemain du déménagement pour :

  • Faire des ajustements sur l’implantation du mobilier,
  • Répartir/rechercher les cartons d’affaires personnelles (perdus ou non trouvés),
  • Débarrasser les cartons vides,
  • Aider au déballage.
  • Régler les problèmes de connexion informatique